מערכת ERP (Enterprise Resource Planning, תכנון משאבי ארגון) היא תוכנה אחת שמאחדת את כל תהליכי העסק: מכירות, רכש, מלאי, הנהלת חשבונות וייצור. במקום שכל מחלקה תעבוד בתוכנה משלה, כולם עובדים על אותם נתונים: הזמנה שנרשמת מעדכנת מיד את המלאי, מפיקה חשבונית ומגיעה להנהלת החשבונות.
מערכת ה-ERP של בינה נבנתה מתוך למעלה מ-30 שנות פיתוח פתרונות ניהול לעסקים בישראל, והיא מתאימה לעסקים קטנים, בינוניים וגדולים: מעסק שמתחיל עם חשבונות, חשבוניות ומלאי ועד חברה עם כמה סניפים, מחסנים ומפעל.
הסימנים מוכרים לכל מנהל עסק: עוברים בין כמה תוכנות, מעבירים נתונים ידנית מאחת לשנייה, ובסוף היום עדיין לא בטוחים אם יש מספיק מלאי למכירה או כמה כסף באמת יש בקופה. העבודה הכפולה הזו גוזלת שעות ומייצרת טעויות.
כשיש מקור אמת אחד לכל המידע העסקי, אפשר לקבל החלטות מהירות ומדויקות. בנוסף, רשות המסים דורשת הפקת מסמכים ממוחשבים תקניים, ומערכת ERP תקנית עוזרת לעסק לעמוד בדרישות האלה.
| נושא | כמה תוכנות נפרדות | מערכת ERP אחת |
|---|---|---|
| נתונים | מפוזרים בין מחלקות ומועברים ידנית | מקור אחד שכולם עובדים מולו |
| הזמנת לקוח | נרשמת שוב בכל תוכנה | מעדכנת מלאי, מפיקה חשבונית ומגיעה להנהלת החשבונות |
| מלאי | נבדק בנפרד, לרוב באיחור | כל כניסה, יציאה והעברה בין מחסנים מתעדכנת מיד |
| דוחות | מורכבים מכמה מקורות | מאזן, רווח והפסד ודוח מע"מ ישירות מהמערכת |
עסק קטן לא צריך להטמיע הכל ביום אחד. אפשר להתחיל במערכת של בינה עם המודולים הבסיסיים, חשבונות, חשבוניות ומלאי, ולהוסיף מודולים ככל שהעסק גדל. עסק גדול יכול להטמיע מערכת מקיפה עם כל המודולים כבר מההתחלה. כך המערכת גדלה יחד עם העסק, בלי לעבור תוכנה בכל שלב.
מודול החשבונאות הוא הלב של המערכת. הוא כולל את ספרי החשבונות שהעסק צריך: יומן, בנק, לקוחות וספקים, ומבצע התאמות בנק שמזהות תשלומים נכנסים, מתאימות אותם לחשבוניות הפתוחות ומעדכנות את מצב הלקוח, במקום שעות של התאמות ידניות בכל חודש.
חשבוניות מס וקבלות תקניות מופקות תוך שניות מתבנית שמגדירים פעם אחת, עם הלוגו של העסק. המערכת יודעת איזה לקוח שילם, למי יש חשבונית פתוחה ומי איחר, ויכולה לשלוח תזכורות במייל או ב-SMS. כל חשבונית היא מסמך ממוחשב תקני עם חתימה דיגיטלית, נשמרת היסטוריה מלאה לצורכי ביקורת, ויש ממשק ישיר לרואה החשבון.
מאזן, דוח רווח והפסד לרבעון או דוח מע"מ מתקבלים ישירות מהמערכת. מעבר לדוחות הבסיסיים אפשר לנתח רווחיות לפי מוצר, לקוח, אזור גיאוגרפי או כל פרמטר אחר, ולהחליט אילו מוצרים לקדם ועם אילו לקוחות להמשיך לעבוד.
רוצים לראות איך זה נראה בעסק שלכם? התקשרו ל-03-7361150 או כתבו ל-bina@binaw.com ונחזור אליכם.
המערכת מנהלת את כל מחזור המכירה, משלב הפקת הצעת המחיר ועד התשלום. ההצעה נבנית ישירות במערכת לפי מחירון מעודכן, הנחות ללקוחות מסוימים נכנסות אוטומטית, והמערכת בודקת שיש מספיק מלאי למקרה שהלקוח יאשר. כשהלקוח מאשר, ההצעה הופכת להזמנה בלחיצת כפתור, מופקת תעודת משלוח, המלאי מתעדכן ונוצרת חשבונית, וכל המסמכים מקושרים זה לזה. הקשר עם הלקוח עצמו מתנהל במודול קשרי הלקוחות של אותה מערכת.
יותר מדי מלאי מקפיא כסף שלא מגיע לתזרים, ומעט מדי מלאי מאבד מכירות. המערכת עוקבת אחר כל תנועת מלאי, כניסות, יציאות והעברות בין מחסנים, מתריעה על פריטים שמתקרבים לנקודת ההזמנה ויכולה ליצור הזמנות לספקים כשהמלאי יורד מתחת לסף. בעסק עם כמה סניפים או מחסנים רואים בזמן אמת איפה נמצא כל פריט ומעבירים סחורה ממחסן למחסן.
מודול הרכש מנהל את כל העבודה מול הספקים: בקשת הצעות מחיר, הזמנות רכש, אישור חשבוניות ספק ותשלום. כשהמלאי יורד מתחת לסף, המערכת מציעה הזמנת רכש, אתם מאשרים והיא נשלחת לספק. תעודת הקבלה מעדכנת את המלאי ומקשרת את חשבונית הספק להזמנה המקורית, ולאורך זמן אפשר להשוות מחירי ספקים ולזהות הזדמנויות לחיסכון.
במפעל המערכת מנהלת חומרי גלם, תהליכי ייצור ועצי מוצר (BOM) באמצעות מודול ניהול רצפת ייצור. היא מכירה את מתכון הייצור של כל מוצר, בודקת כשמגיעה הזמנה אם יש מספיק חומרי גלם ויוצרת הזמנות רכש כשחסר. במהלך הייצור עוקבים אחר התקדמות כל הזמנה, רושמים תקלות ועיכובים, ומקבלים את עלות הייצור האמיתית של כל מוצר, כולל חומרי גלם, שעות עבודה ותקורות.
למשרד יבוא יש צרכים אחרים מבית דפוס, ומפעל עובד אחרת מחברת שירותים. לכן בינה מתאימה את המערכת לאופן העבודה של העסק, ולא להפך. לאורך השנים פותחו מודולים ייעודיים לעשרות תחומי עיסוק, ובהם ניהול בית דפוס, ניהול ציי רכב, מודולים לענף המחזור והניקיון וניהול פרויקטים. כשעסק צריך משהו שהמודולים הקיימים לא מכסים, בינה מפתחת מודול חדש לפי הצורך.
האפליקציות של בינה לסמארטפון ולטאבלט מתממשקות ישירות למערכת: נציגי שטח מקלידים הזמנות אצל הלקוח, בודקים מלאי ומציגים מחירון עדכני, מנהל המחסן סורק ברקודים ומעדכן קבלות סחורה, וההנהלה רואה דוחות מנהלים מכל מקום.
לכל התחומים: הנהלת חשבונות, מכירות, רכש, קשרי לקוחות, ניהול שירות, לוגיסטיקה ומלאי. מערכת בינה מאפשרת גם עבודה עם עובדים בשטח באמצעות אפליקציות לנייד ושמירת נתונים בענן.
כן. עסק קטן יכול להתחיל עם חשבונות, חשבוניות ומלאי ולהוסיף מודולים בהמשך, כשהעסק גדל.
המערכת נוחה לתפעול: המעבר בין המסכים פשוט, ומסמכים חיצוניים והתכתבויות נשמרים תחת כרטיס הלקוח או הספק. לאורך השנים גם משתמשים שנרתעים מטכנולוגיה מצאו בה ממשק ידידותי.
דוחות כספיים, דוחות מלאי והזמנות ודוחות מכירות לפי מוצר, לקוח, אזור מכירה ופרמטרים נוספים. כך לומדים על הפוטנציאל של כל מוצר ושל כל אזור, ויודעים מתי לפנות שוב ללקוח כדי לחדש את הקשר.
מערכת ERP חוסכת שעות עבודה, מצמצמת טעויות, משפרת את השירות ללקוחות ומאפשרת החלטות שמבוססות על נתונים אמיתיים. בינה מלווה עסקים כבר יותר מ-30 שנה ומתאימה לכל עסק פתרון שיגדל איתו לאורך שנים.
רוצים לבדוק איך מערכת ERP מותאמת יכולה לעבוד בעסק שלכם? התקשרו ל-03-7361150, כתבו ל-bina@binaw.com או השאירו פרטים בעמוד יצירת הקשר, ונקבע פגישת ייעוץ ללא התחייבות.
עדכון שעות פעילות התמיכה
